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组织的会议效果很差,该怎么做?教你如何高效开会(1)_会前准备

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只要您是专业人士,会议就是您工作中非常重要的一部分。工作场所中的每个人都经历过会议,有些人主要在白天工作。在会议或主持人,或观众,或领导者。

会议在我们的工作中是不可或缺的,可以为我们解决许多问题,但也有许多无效的会议,不仅浪费时间,而且烦人。有时候会议太多,我们没有时间做其他工作。

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以下将说明如何在会议之前,期间和之后开始三个纬度的高效会议。

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会议前许多事情似乎微不足道,但如果没有得到证实。这可能会导致会议进程受到影响或会议失败。所以会前的准备工作非常重要。俗话说,一个好的开始是成功的一半。

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一,会议通知。需要通知相关参与者在会议之前参加会议。但是,将时间和地点发送给与会者并不是一个简单的时间。有必要在通知中指定时间,地点,人员,问题,议程和注意事项,并尽可能附上一些背景信息。

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1.方法:通常使用电子邮件通知,这也是一种更好的方法。基本上,邮箱具有自动提醒功能。对于某些关键人物,您需要提前通信或通过电话确认,以确保他们可以参加。

2.时间:根据不同公司的情况,确定提前通知的时间。有些公司可能无法提前一周获得合适的时间。因此,有必要提前确定会议时间,以确保人员可以参加。

3.地点:公司有很多会议室。有必要事先说明会议的地点,并避免找不到会议室的人。这种情况就是如此,例如业务部门和工厂,如果您需要跨部门会议,则必须提前说明会议室的位置。

件允许,背景信息将被放入会议通知中,以便参与者可以提前知道相关信息。去会议室考虑它是浪费时间,效果很差。

5.议程:如果会议上有更多问题要讨论,或者会议时间较长,会议议程应提前发送给相关参与者,让与会者知道会议的时间安排。谁是会议的主持人,参与者需要发言,等等。

二,场地设施齐全。在会议之前,您需要确认会议的地点,桌子和椅子。有白板,音效等吗?

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1.地点:会议通知时需要注意会议地点。在安排场地时,请注意参加人数,以便安排会议室的大小。此外,有些会议需要提前安排。

2.桌椅:在会议之前,有必要确认会议室的桌椅是否足够。工作人员在会议室借用桌椅可能会出现问题,因此请事先确认,以免在会议期间发现桌椅不够。

3.白板:确认会议室有白板或白板需要移动才能在会议中使用。

4.音频:大型会议必须提前确认声音的效果,以及是否可以使用麦克风。会议室中的调试会影响会议进程。

5.投影仪:投影设备也需要在会议前确认。有些投影仪也有解决计算机的要求。必须事先确认。

第三,工具。在会议期间准备一些工具,便签,白皮书等。那些低成本的工具将对我们有所帮助。

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1.白板笔。准备不同颜色的白板笔,需要提前在会议中醒目的位置写出,会议中讨论的一些要点将被记录和标记。同时,不同的颜色也用于不同的主题。

2.便利贴。粘滞便笺是一个很好的工具。例如,有些人不喜欢说话,所以他们可以写上便利贴。当你头脑风暴时,你可以写出自己的想法。

3.白皮书。准备一些大白纸和A4纸。不要以为使用大白纸是非常浪费的,其实际效果非常好。成年人的收入将远远高于白皮书的成本。 A4纸可用于在小组讨论期间总结小组的观点。

4.转动页面笔。准备翻页,一般页面笔将具有激光功能。您可以使用寻呼机在某个时间点发出提醒,让参与者注意您所说的内容。

5.书写笔。准备一些书写笔,以避免一些参与者不携带它们。

第四,茶。对于一些研讨会或培训,以及一些大型会议,准备一些茶点。这些会议在轻松的气氛中进行,对一些研讨会或会议的有效性产生非常积极的影响。每个人都可以讨论咖啡休息期间会议中没有提到的一些事情。或者在喝咖啡休息时间聊天,彼此靠近。

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一般来说,您可以根据公司的情况准备咖啡,果汁,零食,小吃等。

此外,建议举办一些大型研讨会,并尽可能在公司外举办。为了确保参与者的参与,似乎成本很高,但实际效果会非常好。

这些是会议前的一些准备工作,所有准备工作都很小而且非常详细。作为会议的组织者,有时由于一些小方面,可能会对会议产生很大影响,会议前的准备工作应该做得好。为以后的会议奠定良好的基础。

在下一期中,我们将分享我们在会议中应该做些什么。

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